Systems and methods for capturing and archiving email

Details Systems and methods for capturing and archiving email Systems and methods for capturing and archiving email

G - Physics

06

F

G06F 15/16 (2006.01) G06F 17/22 (2006.01) G06Q 10/00 (2006.01)

Patent

CA 2491424

Systems and methods effect audit resource planning and data collection and storage by selectively capturing and storing for future reference all relevant electronic correspondence, including emails and attachments, transmitted between a company and a company's vendors or business partners. This information is stored in an e-mail server (102) and backed up by a data center (104). Systems and methods utilize operator-defined selection criteria to determine whether electronic correspondence is pertinent. Selection criteria is applied in either real-time to incoming and outgoing emails, or to past emails. Emails, and scanned paper documents, identified by selection criteria as pertinent are stored in a searchable and retrievable format to enable an auditor or post-audit provider to access the necessary documentation.

Selon la présente invention, des systèmes et des procédés permettent de planifier des ressources d'audit, de collecter et de stocker des données par capture et stockage sélectifs, en vue d'une référence future, de toute la correspondance électronique importante, notamment de courriers électroniques et de pièces jointes, transmise entre une société et des distributeurs ou des partenaires commerciaux d'une société. Lesdits systèmes et procédés font appel à des critères de sélection définis par un opérateur afin de déterminer si la correspondance électroniques est pertinente. Des critères de sélection sont appliqués en temps réel à des courriers électroniques entrants et sortants, ou à des courriers électroniques passés. Des courriers électroniques, ainsi que des documents papier scannés, identifiés par les critères de sélection comme étant pertinents sont stockés sous un format consultable et récupérable afin de permettre à un vérificateur ou à un fournisseur de post-vérification d'accéder à la documentation nécessaire.

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