System and method for management of correspondence

Details System and method for management of correspondence System and method for management of correspondence

G - Physics

07

B

G07B 17/00 (2006.01)

Patent

CA 2324098

In the system of the invention, a user provides inputs at a user interface (51). The user's inputs relate to the expected type of delivery (2, 3, 4, 5, 6). Alternatively, the system may already have information stored as to the type of delivery (2, 3, 4, 5, 6) to be used with particular correspondents. Based on the type of delivery (2, 3, 4, 5, 6), the system (50, 51, 52, 53, 54, 55) determines for each item of correspondence, whether the delivery will be by physical delivery of a printed document (2, 3, 4), by fax (5) or by e-mail (6). The system (50, 51, 52, 53, 54, 55) further determines for each item of correspondence, which is to be delivered by physical delivery a printed document (2, 3, 4), whether an envelope (10, 11) is required and if the address information is to be printed on the envelope or on a label (12) that is to be applied to the envelope. Further in the case of an item of correspondence, which is to be delivered by physical delivery a postage indicia is printed on the envelope or on a label (12) that is to be applied to the envelope. If the system (50, 51, 52, 53, 54, 55) determines for an item of correspondence that the delivery will be by fax (5), then the correspondence is sent using fax (55). If the system (50, 51, 52, 53, 54, 55) determines for an item of correspondence that the delivery will be by e-mail (6), then the correspondence is sent using SMTP server (54).

Selon le système de l'invention, un utilisateur effectue des entrées au niveau d'une interface (51) qui correspondent au type prévu de distribution (2, 3, 4, 5, 6). Dans une autre variante, le système peut déjà comporter des informations stockées en fonction du type de distribution (2, 3, 4, 5, 6) à utiliser par des correspondants spécifiques. En fonction du type de distribution (2, 3, 4, 5, 6), le système (50, 51, 52, 53, 54, 55) détermine pour chaque article de correspondance si la distribution se fera par l'acheminement physique d'un document imprimé (2, 3, 4), par télécopie (5) ou par courrier électronique (6). Le système (50, 51, 52, 53, 54, 55) détermine également pour chaque article de correspondance devant être acheminé sous forme d'un document imprimé (2, 3, 4) si une enveloppe (10, 11) est nécessaire et si les données de l'adresse doivent être imprimées sur l'enveloppe ou sur une étiquette (12) à appliquer sur l'enveloppe. D'autre part, dans le cas d'un article de correspondance devant être acheminé par distribution physique, une vignette d'affranchissement est imprimée sur l'enveloppe ou sur une étiquette (12) à appliquer sur l'enveloppe. Si le système (50, 51, 52, 53, 54, 55) détermine pour un article de correspondance que la distribution se fera par télécopie (5), la correspondance est alors envoyée par télécopie (55). S'il détermine que la distribution se fera par courrier électronique (6), la correspondance sera alors envoyée par un serveur (54) SMTP.

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